Niszczenie dokumentów – lepiej niszczyć samodzielnie czy zatrudnić firmę?

Niszczenie dokumentów wbrew pozorom nie jest zadaniem banalnie prostym. Jeżeli dokumenty zawierają jakiekolwiek dane osobowe to cały proces ich niszczenia musi odbywać się z należytą dbałością o procedury RODO. W tym zakresie wiele specjalistycznych firm oferuje swoje fachowe usługi. Jednak czy to dobre rozwiązanie? Czy jest to korzystne finansowo dla firmy? Podpowiemy, czy lepiej jest niszczyć dokumenty samodzielnie, czy też zatrudnić firmę do tego zadania.

Bezpieczne niszczenie dokumentów

Wszelkiego rodzaju dokumenty a w szczególności te zawierające dane osobowe, powinny być zniszczone w sposób, który uniemożliwi odzyskanie tych danych. Jest to wymóg stawiany przez rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Zgodnie z RODO administrator danych osobowych osoby fizycznej jest odpowiedzialny za zapewnienie należytego bezpieczeństwa powierzonym mu informacjom. Ochrona danych personalnych obowiązuje już od momentu powierzenia ich firmie czy instytucji.

Osoba fizyczna udostępnia swoje dane w momencie, kiedy jest to niezbędne do świadczenia usług względem niego. Jednocześnie musi zostać poinformowana o zakresie i czasie przechowywania i przetwarzania danych. Po okresie ustalonym w oświadczeniu RODO wszelkie dokumenty i nośniki zawierające takie informacje muszą zostać zniszczone. Niszczenie dokumentów powinno zostać wykonane tak, aby odzyskanie zapisanych na nich danych było niemożliwe. Reguluje to rozporządzenie o ochronie danych osobowych a nie przestrzeganie tego przepisu karane jest konsekwencjami finansowymi i karnymi.

Czy warto samodzielnie niszczyć dokumenty?

Aby móc samodzielnie niszczyć dokumenty trzeba wyposażyć się w odpowiedni sprzęt. Zwykła niszczarka biurowa poradzi sobie jedynie z dokumentami papierowymi. Trzeba jednak zwrócić uwagę na klasę ochrony danych, jaką zapewnia dane urządzenie. Poszczególne klasy sprzętu różnią się od siebie stopniem rozdrobnienia dokumentów w procesie utylizacji. Najlepiej jest dostosować ten parametr do rodzaju dokumentów i danych przetwarzanych w firmie. Jeżeli mamy do czynienia z danymi wrażliwymi to bez wątpienia należy wybrać niszczarkę o najwyższej klasie poufności danych.

Sprawa nieco się komplikuje kiedy zachodzi potrzeba zniszczenia innych nośników danych, niż papier, a więc dysków twardych, pamięci przenośnej czy płyt lub nośników optycznych. Zniszczenie takiego sprzętu wymaga użycia specjalistycznych niszczarek.

Ponadto należy pamiętać o odpowiednim przechowywaniu dokumentów przeznaczonych do niszczenia. Dokumenty oczekujące na zniszczenie powinny być chronione przed dostępem osób nieuprawnionych. Co więcej, koniecznym jest oddelegowanie pracownika do tego zadania. Nie zawsze to rozwiązanie okazuje się korzystne finansowo dla przedsiębiorstwa. Dlatego tak wiele instytucji decyduje się na zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie.

Zalety zatrudnienia firmy do niszczenia dokumentów

Największą zaletą korzystania z outsourcingu niszczenia dokumentów jest oszczędność pieniędzy i czasu pracowników a także gwarancja dopełnienia wszelkich formalności zgodnie z RODO. Zewnętrzne firmy dbają o przekazaną dokumentację poczynając od przechowywania poprzez jej transport a kończąc na samym niszczeniu i utylizacji. Najczęściej zapewniają także szafki zgodne z RODO lub pojemniki na dokumenty do niszczenia, odpowiednio zamknięte i zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Ponadto, specjalistyczne firmy wyposażone są w sprzęt najwyższej klasy gwarantujący dokładne i bezpieczne niszczenie wszelkiej dokumentacji. Choć może się wydawać, że samodzielne niszczenie dokumentów firmowych jest najlepszym rozwiązaniem, to jednak może się okazać, że dużo wygodniejsze i tańsze będzie zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej. Warto więc rozważyć tą opcję.